Artikel door spreker, zelfstandig consultant en auteur Jeroen Busscher

HOE BOUW JE EEN GEMEENSCHAP?

Jeroen Busscher

De antropologische kijk op organisaties is niet voor niets heel hip. We zijn ons gaan realiseren dat we organisaties als gemeenschappen moeten zien. Die gemeenschappen zorgen ervoor dat we ons verbonden en veilig voelen, een gezamenlijk beeld delen over wat onze doelen zijn, elkaar kunnen helpen en van elkaar kunnen leren. Het mag ook duidelijk zijn dat een hybride manier van werken die gemeenschap onder druk zet. Heel veel menselijke communicatie, en zeker zakelijke, kan prima via de huidige communicatie middelen. Maar het werkelijk verbinden en het vormen van een gemeenschap lijkt tot op dit moment nog steeds ‘handwerk’. Zonder gemeenschap raken nieuwelingen verloren, vervreemden we van elkaar en wordt een gezamenlijke missie steeds lastiger.

Een gemeenschap herontwerpen
Allereerst: we vormen natuurlijk al een gemeenschap. Met bepaalde rituelen, gewoontes en hazenpaden. Corona en de daaropvolgende hybride manier van werken heeft echter een heel aantal van deze structuren doorbroken. Het is naïef om te denken dat we die kunnen herstellen door elkaar (al dan niet verplicht) twee dagen per week op kantoor te treffen. We lopen zo nog steeds een gedeelte van de organisatie mis, want die werken op andere dagen en wat voor corona gedurende vijf dagen ontstond, ontstaat niet ineens binnen 48 uur. We zullen onze gemeenschap weer een beetje opnieuw moeten uitvinden en nieuwe structuren moeten verzinnen. Dit vraagt dus bewust het herontwerpen van nieuwe rituelen, gewoontes en communicatiestructuren.
Dat is voor veel mensen best lastig. Niet alleen zijn we gewoontedieren, ook hebben we onze organisatie nooit als een gemeenschap benaderd. Die gemeenschap ontstond als het ware automatisch door het feit dat we met elkaar samenwerkten en elkaar bijna dagelijks zagen. We moeten dus ineens bewust iets gaan ontwikkelen waar we voorheen nooit bewust mee bezig waren.
Juist omdat een gemeenschap als vanzelf ontstond hebben we nooit goed het vermogen ontwikkeld hem te ontwerpen en te ontwikkelen. Als we echter verwachten dezelfde dynamiek te krijgen met dezelfde gedragingen binnen een geheel andere manier van werken, hebben we het mis. We zullen anders moeten denken en handelen in een hybride werkende organisatie dan in een waarin we elkaar elke dag op kantoor troffen.

Maar hoe doe je dat?
Culturen worden gevormd door gewoontes en regels. Maar meestal zijn wij ons van die gewoontes en regels helemaal niet bewust. Neem een vergadering. Hoe vergaderen we? Hoe? Wat bedoel je met hoe? We vergaderen toch gewoon? Voor het hybride werken was een vergadering echter anders dan onze online meeting van nu. En dat heeft voordelen; we komen sneller ter zake, maar dat heeft ook nadelen; er is minder ruimte voor informele uitwisseling. Dat komt door de structuur en daarmee de (op zich effectievere) manier van werken die een Teams meeting met zich meebrengt. Een online meeting is zeer geschikt voor instrumentele uitwisseling, maar minder geschikt om sociale banden te vormen of inspiratie te laten stromen. Een fysieke vergadering, waarbij we met elkaar in dezelfde ruimte zitten, helpt daardoor meer om de gemeenschap te vormen. Hij is minder efficiënt, maar meer verbindend.
Ook de ouderwetse vergadering had een structuur en regels. En waren rollen, gewoontes en rituele aspecten. Als we niks doen en bijvoorbeeld elkaar als groep vrijwel alleen maar online treffen, raken we een bepaald deel van onze verbinding kwijt. We zullen dus de vorm waarin we elkaar treffen moeten veranderen. Daarom is de kern van een gemeenschap bouwen: het ontwikkelen van nieuwe werkvormen.

Werkvormen
Vergaderen is maar één voorbeeld van een werkvorm die aan herziening toe is. Heel veel van onze gemeenschap werd gevormd door het informele netwerk; omdat we elkaar bij het koffieapparaat tegen kwamen. Ook deze dynamiek is natuurlijk veranderd, kantoren zijn tegenwoordig voor een groot deel leeg, of juist overbevolkt. We hebben minder ruimte voor een toevallige ontmoeting, het schitterende ongeluk. Daarom zullen we bewust werkvormen moeten gaan ontwikkelen die dat aspect brengen.
Dat voelt raar. Dit was namelijk bij uitstek iets wat vroeger informeel ontstond. Door de oude gewoontes, rituelen en onbenoemde regels. We zullen dit aspect van onze gemeenschap nu juist bewust met werkvormen moeten gaan ontwikkelen. Anders verschralen we en raken we elkaar kwijt. Met name bijvoorbeeld nieuwe collega’s. Die anders geen kans krijgen zich een volwaardige plek binnen de gemeenschap te verwerven.
Dat vraag dus nieuwe werkvormen om elkaar te ontmoeten. Werkvormen om gezamenlijk visie op ons doel te delen. Werkvormen om van elkaar te leren en werkvormen voor inspiratie. Voor de creativiteit die we niet zochten maar oh zo nodig hebben in ons dagelijks werk.

HR van de jaren twintig
Onderdeel van leiderschap en van HR wordt dus het vermogen om mensen op een verbindende manier elkaar te laten ontmoeten. Via bijzondere en aantrekkelijke werkvormen die niet buitensluiten maar elke stem laten horen. Hoe je werkvormen ontwikkelt en leidt moet onderdeel van de (HR) MBA van de twintiger jaren worden.
Het moet bij het vakmanschap van HR gaan horen de organisatie bij te staan in het ontwerpen van werkvormen om informeel leren te bevorderen, eilandvorming te voorkomen en creativiteit te ontsluiten. We moeten mensen kunnen bijbrengen hoe je werkvormen ontwikkelt en organiseert , welke voor welke situatie geschikt is en welke werkvormen onze gemeenschap op het moment nodig heeft.
HR van de twintiger jaren vraagt kennis van antropologie. Hoe ontstaan culturen? Hoe ontstaat een gemeenschappelijke identiteit? Hoe intervenieer je in groepsgedrag? Hoe maak je een gemeenschap waar mensen bij willen horen? Hoe zorgen je dat mensen, kennis en kwaliteiten niet ongezien blijven maar tot hun recht komen?

Reactief
Op dit moment reageren organisaties te reactief en te instrumenteel op de nieuwe hybride situatie. We verplichten ze gewoon twee dagen naar kantoor te komen en klaar zijn we.
Feit is dat zich sowieso een gemeenschap en een cultuur vormt. Want zo werken groepen mensen nu eenmaal. De vraag is of die de bezieling, de aantrekkingskracht, de inspiratie en ideeën rijkdom voortbrengt die we zo nodig hebben in een sterk veranderende wereld en een zo dynamische arbeidsmarkt.
Mijn observatie is nu dat veel bedrijven hun aantrekkelijkheid als werkgever verliezen door niets te doen en de betrokkenheid en bezieling van hun medewerkers zullen zien teruglopen. Ondertussen neemt de stress en werkdruk toe.
Tijd voor actie. De gemeenschap moet gedeeltelijk opnieuw ontwikkeld en vormgegeven worden in dit hybride tijdperk. Troost is dat we moeten bedenken hoe we elkaar als mensen gaan blijven ontmoeten, hoe we elkaar kunnen inspireren en hoe we van elkaar kunnen leren. Hoe we met elkaar kunnen blijven spelen, kortom. Dat lijkt me geen straf.

Jeroen Busscher helpt organisaties in verandering en leiders in ontwikkeling. Zijn 11de boek, Hybride Werken, is een groot succes. Daarnaast geeft Jeroen lezingen, maakt hij radio en vlogt hij. Zie ook www.jeroenbusscher.nl. Tijdens HR in Motion neemt hij de closing keynote ‘Futureproof hybride werken’ voor zijn rekening.

Scroll naar boven